نوبت دهی و پذیرش

نوبت دهی الکترونیک و پذیرش با بهره گیری از قابلیت‌های ” سامانه ایزی مد” مدیریت نوبت‌دهی مطب و کلینیک را در دست میگیرد .که این فرآِیند خود به تنهایی موجب افزایش رضایت بیمار می شود. زیرا یکی از بخش‌های استراتژیک مراکز بهداشتی درمانی می باشد، که تماس بیمار یا بیماران و روابط آنها با مراکز بهداشتی درمانی آغاز می‌ کند. این امر در تفکر بیمار درباره مراکز بهداشتی درمانی اثر می‌گذارد.

در این بخش بیمار و همراهانش ارزیابی خود را از خدمات مرکز بهداشتی درمانی آغاز میکنند. و پذیرش مرکز بهداشتی درمانی اثر مستقیمی در احساسات مراجعین می گذارد. در نتیجه، مشکلات بعدی بیمار، پزشک و مرکز بهداشتی درمانی رفع خواهد شد. و هم چنین با جلب همکاری بیمار می‌تواند تاثیر زیادی در بهبود یا تاخیر درمان در آنها بجا بگذارد. زمان انتظار طولانی در بخش سرپایی مانع از ارائه خدمات مطلوب، اتلاف وقت بیماران و عدم رضایت آنها می‌گردد. بنابراین رضایت بیمار از زمان انتظار، نقش بسزایی در مدیریت کیفیت ایفا می‌کند.

فرآیند نوبت دهی از زمان ورود مراجعین به مرکز بهداشتی درمانی تا خروج آنها از اتاق پزشک به دو دسته اصلی و پشتیبانی تقسیم می‌شود. فرآیندهای اصلی شامل نویت دهی، پذیرش و صندوق و فرآیندهای پشتیبانی شامل نوبت‌دهی قبلی بصورت اینترنتی و یا حضوری می باشد. باید به این مورد هم توجه داشته باشم که  مدارک پزشکی، استرداد وجه، صورتحساب بیمار و رسیدگی به شکایات نیز جز فرآیند پشتیبانی می باشد.

مهمترین عیوب و عوامل موثر در فرآیندهای نوبت‌دهی که منجر به طولانی شدن زمان انتظار مراجعین می‌گردد، را میتوان به صورت زیر بیان کرد:

1. تعداد زیاد بیماران بصورت همزمان
2. عدم حضور به موقع پزشکان
3. کمبود پزشک
4. عدم وجود جدول زمانبندی و برنامه ریزی مناسب
5. اطلاع رسانی

سامانه ایزی مد با بهره مندی از فناوری اطلاعات  “نوبت دهی الکترونیک” جهت مدیریت مراکز بهداشتی درمانی و نوبت دهی الکترونیک و حضوری، با فرایند ساده، سریع و مستقل از مکان می‌توان زمان انتظار مراجعین را کاهش داد.

ویژگیهای “سرویس نوبت دهی الکترونیک سامانه ایزی مد” عبارتند از:

• نوبت دهی اینترنتی و حضوری

• استعلام هویت و استحقاق سنجی

• پذیرش بیمار

• مدیریت صندوق

• ویزیت پزشک و خدمات پرستاری

• داشبورد مطب

• نظام ارجاع

نوبت دهی اینترنتی و حضوری

در سرویس نوبت‌دهی الکترونیک (اینترنتی) مطابق سیاست‌های پزشک و مراکز درمانی، زمان‌های ارائه خدمات برنامه ریزی می‌شوند. و متقاضیان (بیماران) از برنامه حضور و زمان ارائه خدمات پزشک و مراکز بهداشتی و درمانی مطلع می‌گردند. سپس متقاضیان دریافت خدمات سلامت (بیماران) زمان مورد نظر را جهت حضور در مطب پزشک یا مرکز بهداشتی درمانی، انتخاب و ثبت می‌نمایند. در صورت امکان نیاز به پرداخت حق ویزیت می‌توان به صورت برخط (آنلاین) پرداخت انجام پذیرد.

انواع نوبت دهی عبارتند از:

• نوبت دهی الکترونیک : متقاضیان دریافت خدمات سلامت (بیماران) به صورت برخط (آنلاین) از طریق اینترنت با مراجعه به “وب سایت نوبت دهی سامانه ایزی مد و یا اپلیکیشن ایزی مد”، براساس برنامه زمانبندی تنظیم شده مطب پزشک و یا مراکز ارائه دهنده خدمات سلامت، نوبت می‌گیرند همچنین امکان پرداخت هزینه از طریق درگاه‌های بانکی بصورت برخط (آنلاین) وجود دارد.

• نوبت دهی حضوری:  در صورت مراجعه حضوری متقاضیان دریافت خدمات سلامت (بیماران) به مطب پزشک و یا مراکز ارائه دهنده خدمات سلامت با ثبت نوبت در “سرویس نوبت دهی سامانه ایزی مد” به حضور مراجعه‌کنندگان نظم بخشید.

استعلام هویت و استحقاق سنجی آنلاین

سرویس استحقاق سنجی (اعتبار سنجی) درمان یکی از خدمات سلامت الکترونیکی است. که در آن، واحد پذیرش مراکز بهداشتی و درمانی اقدام به ثبت کد ملی بیمه شده بیمار در “سامانه ایزی مد” نموده و از طریق سرویس استحقاق سنجی (اعتبار سنجی) اطلاعات بیمه‌ای و هویتی بیمه شده بصورت برخط از سازمان‌های بیمه‌گر استعلام شده، نمایش داده می‌شود و ثبت می‌گردد. خروجی سرویس استحقاق سنجی شامل نام، نام خانوادگی، آدرس، عکس، صندوق بیمه‌ای، تاریخ اعتبار بیمه و نسبت با بیمه شده اصلی خواهد بود. برای هر بار مراجعه هر بیمه شده، یک شناسه یکتا با نام HID صادر می‌شود و بصورت بارکد در پرونده سلامت بیمار درج می‌شود.
اطلاعات هویتی عبارتند از: نام، نام خانوادگی، عکس، تاریخ تولد، جنسیت، وضعیت تاهل، آدرس
اطلاعات بیمه‌ای عبارتند از: صندوق بیمه‌ای (نوع خدمت بیمه‌ای)، تاریخ شروع، تاریخ اعتبار، نسبت در صورت وجود همپوشانی بیمه‌ای، طبق ضوابط بیمه گری، سازمان های بیمه گر بصورت مکانیزه اعمال می‌گردد. همپوشانی بیمه‌ای به این معناست که یک فرد بصورت همزمان تحت پوشش بیمه‌ای دو یا چند سازمان بیمه گر و یا چند صندوق بیمه‌ای می‌باشد و دارای دو یا چند دفترچه بیمه پایه مانند تامین اجتماعی، خدمات درمانی و بیمه سلامت و یا صندوق‌های بیمه همگانی، روستایی و کمیته امداد است.

پذیرش بیمار

متقاضیان گیرنده خدمات سرپایی (بیمار) یا همراه بیمار در ابتدا به همراه کارت شناسایی و یا دفترچه بیمه به واحد پذیرش مراجعه می‌نماید . پس از اخذ نوبت براساس نوع خدمت مورد درخواست، پذیرش می‌گردد و جهت پرداخت وجه خدمت به صندوق مراجعه می‌نماید . بعد از پرداخت وجه، با توجه به نوبت اخذ شده در انتظار ارائه خدمت می‌نشیند.

جهت پذیرش بیماران سرپایی در “سامانه ایزی مد” روند کاری بدین صورت است که براساس کد ملی بیمار، استعلام هویت و استحقاق سنجی بیمه‌ای انجام می پذیرد و مشخصات فردی بیمار ثبت میگردد. پس از آن پذیرش بیمار براساس خدمات مورد درخواست (یک یا چند خدمت) انجام می‌گردد و مبلغ هزینه خدمات محاسبه میگردد و بیمار جهت پرداخت وجه خدمت به صندوق مراجعه می‌نماید. سپس بیمار بعد از پرداخت وجه و دریافت رسید پذیرش و قبض دریافت وجه، با توجه به نوبت اخذ شده و خدمت درج شده در رسید پذیرش در انتظار می‌مانند تا توسط پزشک ویزیت شده و یا توسط ارائه دهندگان خدمات بهداشتی و درمانی خدمات مورد نظر را دریافت نماید.

مدیریت صندوق

کلیه بیماران سرپایی پس از پذیرش، باید به یکی از صندوق‌های دریافت وجه مراجعه کرده و مبلغ قید شده در قبض پذیرش را به صورت نقدی یا کارت بانکی پرداخت نمایند.
هر واحد پذیرش دارای صندوق یکپارچه است ولی برای مراکز بهداشتی و درمانی که پذیرش و صندوق آنها از هم مستقل هستند و یک یا چند واحد پذیرش دارای صندوق متمرکز می‌باشند. که این امکان وجود دارد که بتوانند صندوق مجزا داشته باشند.
دریافت وجه در صندوق می‌تواند به روش‌های زیر انجام پذیرد:

• دریافت وجه نقد: دریافت‌ها در صندوق می‌تواند بصورت دریافت وجه نقد باشد. روند کاری بدین صورت است که صندوقدار پس از اینکه پذیرش انجام شد و مبلغ مشخص گردید وجه نقد را از مشتری دریافت نموده و مبلغ دریافتی را بصورت دستی در صندوق وارد می‌نماید و رسید دریافت وجه را به مراجعه کننده تحویل می‌نماید.

• دریافت از طریق دستگاه کارت خوان بانکی بصورت دستی: دریافت‌ها در صندوق می‌تواند بصورت دریافت از طریق کارت خوان بانکی بصورت دستی باشد. روند کاری بدین صورت است که صندوقدار پس از اینکه پذیرش انجام شد و مبلغ مشخص گردید با کشیدن کارت مبلغ را بروی دستگاه کارت خوان (POS) وارد نموده و وجه را دریافت می‌نماید و پس از اینکه تراکنش بانکی با موفقیت انجام شد، رسید دریافت می‌کند و صندوقدار می‌تواند شماره پیگیری را بصورت دستی در صندوق وارد نماید و قبض صندوق و شماره پیگیری را به مراجعه کننده تحویل می‌نماید.

• دریافت از طریق دستگاه کارت خوان بانکی بصورت اتوماتیک (PC to POS): دریافت‌ها در صندوق می‌تواند بصورت دریافت از طریق کارت خوان بانکی با ارسال مستقیم مبلغ از صندوق به دستگاه کارت خوان بانکی (POS) بصورت اتوماتیک باشد. روند کاری بدین صورت است که صندوقدار پس از اینکه پذیرش را انجام داد با ارسال مبلغ به دستگاه کارت خوان بانکی (POS) با کشیدن کارت بانکی و وارد کردن رمز توسط مشتری وجه را دریافت می‌نماید و پس از اینکه تراکنش بانکی با موفقیت انجام شد کد پیگیری به صورت اتوماتیک در صندوق ثبت خواهد شد و قبض صندوق و شماره پیگیری به مراجعه کننده تحویل میگردد.

• دریافت چندگانه: دریافت‌ها در صندوق می‌تواند بصورت دریافت چندگانه و ترکیبی از دریافت وجه نقد و دریافت از طریق کارت خوان بانکی باشد. روند کاری بدین صورت است که صندوقدار پس از اینکه پذیرش انجام شد و مبلغ مشخص گردید میزان وجه نقد دریافتی از مشتری و میزان دریافت از طریق دستگاه کارت خوان بانکی را بصورت دستی درصندوق وارد می‌نماید و پس از اینکه تراکنش بانکی با موفقیت انجام شد، رسید دریافت وجه را به مراجعه کننده تحویل می‌نماید.

استرداد وجه نیز درصورت ذکر علت برگشت وجه توسط مسئول صندوق و تأیید مدیریت و مسئول واحد درآمد (امورمالی) از طریق صندوق صورت می‌پذیرد و در پایان هر روزکاری، گزارشات عملکرد صندوقداران با اعلام اختتامیه صندوق جهت بررسی و تایید میزان وجه نقد دریافتی و میزان وجه دریافتی از طریق کارت بانکی و میزان وجه برگشتی به واحد در آمد ارسال می‌گردد.

ویزیت و خدمات پرستاری

هدف از معاینه پزشکی حفظ و ارتقاء تندرستی، درمان بیماری‌ها و بازتوانی آسیب‌دیدگان و بیماران است. بدین منظور خدمات بهداشتی و درمانی توسط پزشک و ارائه دهندگان خدمات سلامت با شناخت بیماری‌ها، تشخیص، درمان و جلوگیری از بروز آنها انجام میگردد.
در معاینه پزشکی روند کاری بدین صورت است که پزشکان با استفاده از بررسی‌های بالینی، بیمار را جهت تشخیص، درمان و پیشگیری از بیماری ارزیابی می‌کنند. در عملکرد بالینی معمولاً مراحل شرح حال، معاینه فیزیکی، تهیه فهرست مشکلات، مشخص کردن تشخیص‌های افتراقی، بررسی‌ها (شامل آزمایش و تصویربرداری و …)، رسیدن به تشخیص و در آخر درمان و صدور نسخه انجام می‌شود و کلیه موارد خدمات ویزیت سرپایی در “سرویس نسخه نویسی سامانه ایزی مد” ثبت و به پرونده الکترونیک سلامت ارسال می‌گردد.
ارائه خدمات پزشکی از سطح مراقبت‌های اولیه بهداشتی، با تمرکز روی عملکرد پزشکان عمومی و پزشکان خانواده شروع می‌شود و بسته به نیاز در نظام ارجاع، بیماران به سطوح دوم و سوم که خدمات پزشکی تخصصی‌تر ارائه میدهند، ارجاع می‌شوند و در “سرویس نظام ارجاع سامانه ایزی مد” ارجاع به سطوح بالا امکان پذیر است.
خدمات پرستاری که زیر نظر پزشک ارائه میگردد عبارتند از گرفتن کنترل علایم حیاتی، پانسمان و تعویض پانسمان زخم، تزریقات، تزریق خون، نوارقلب، اکوکاردیوگرافی، تست ورزش، اسپیرومتری (تست تنفسی) و .. می باشد که در زمان ارائه خدمات پرستاری به بیمار می بایست ارائه دهنده خدمت و دستور دهنده خدمت مشخص باشد و کلیه موارد خدمات پرستاری سرپایی در “سرویس خدمات پرستاری سامانه ایزی مد” ثبت و به پرونده الکترونیک سلامت ارسال می گردد.

نظام ارجاع

روندکار در نظام ارجاع بدین صورت است که در مرکز بهداشتی و درمانی در سطح یک، زمانی که بیمار توسط پزشک معاینه شد. پرونده الکترونیک سلامت بیمار تکمیل گردید و در نهایت تصمیم بر این شد که بیمار به یک متخصص یا فوق متخصص ارجاع داده شود. پزشک یا مسئول پذیرش به صورت الکترونیکی از طریق “سرویس نوبت دهی الکترونیک سامانه ایزی مد” نوبت های مراکز بهداشتی و درمانی و متخصصین را در تمامی مراکز سطح دو و سه که تحت پوشش “سامانه ایزی مد” است را می‌بیند. و طبق نظری که پزشک و یا خود بیمار دارد نوبت اخذ می نماید. نوبت اخذ شده با مشخصات بیمار به اطلاع او می‌رسد و در “سامانه ایزی مد” ثبت می‌شود.

بیمار می‌تواند نوبت خود را لغو و یا جا به جا کند و یا می‌تواند از طریق “سرویس نظام ارجاع سامانه ایزی مد” به سایر مراکز تخصصی که در بستر سامانه سپاس وازرت بهداشت و درمان می‌باشد نوبت اخذ نماید. سپس مسئول پذیرش بیمار را همراه با یک کد پیگیری به مرکز سطح بالاتر ارجاع می‌دهد.

پس از معاینه توسط پزشک متخصص، پرونده الکترونیک بیمار تکمیل می‌گردد و یکی از دو حالت زیر اتفاق می‌افتد که یا بیمار تحت درمان همان پزشک قرار می‌گیرد و پرونده برای پیگیری به همان سطح یک بازگشت داده می‌شود و یا بیمار نیاز به ادامه‌ی فرآیند درمان در یک سطح بالاتر و یا همان سطح را دارد که در این صورت مجددا مانند روال نوبت دهی الکترونیک و نظام ارجاع، فرد به مرکز و یا پزشک دیگر در سطح بالاتر ارجاع می‌شود. سطوح مراکز بهداشتی و درمانی در نظام ارجاع عبارتند از:

سطح یک: مراکز بهداشتی، خانه‌های بهداشتی، مطب پزشکان عمومی

سطح دو: بیمارستان‌های تخصصی، کلینیک‌های ویژه، مراکز تخصصی، مطب پزشکان متخصص

سطح سه : بیمارستان‌ها فوق تخصصی، مراکز فوق تخصصی، مطب پزشکان فوق متخصص، مراکز پیوند عضو، مراکز طب هسته‌ای، مراکز انکولوژی

فرآیند نظام ارجاع در بستر سامانه سپاس (پرونده الکترونیک سلامت – وزارت بهداشت و درمان) از طریق “سرویس نظام ارجاع سامانه ایزی مد”:
پرونده سلامت الکترونیک در سامانه‌ای با نام اختصاری سپاس (سامانه پرونده الکترونیک سلامت) ذخیره و ثبت می‌شود که این امکان را به وجود می‌آورد تا پرونده به سریع‌ترین روش ممکن و به شکل الکترونیکی بتواند در مراکز و سطوح مختلف بهداشتی و درمانی جا به ‌جا شود و تحت نظر پزشکان مختلف قرار گیرد و هر فرد دارای یک پرونده‌ی مشخص، دقیق و منظم از وضعیت سلامت و درمان خود خواهد بود.

روند کار در نظام ارجاع در بستر سامانه سپاس بدین صورت است که در مرحله‌ی اول با مراجعه بیمار به مراکز بهداشت شهری یا خانه ی بهداشت که جزو مراکز سطح یک در نظام ارجاع به حساب می‌آیند.  پزشک خانواده ی مستقر در این مرکز موظف به ارائه خدمات اولیه برای تشخیص درمان و پیشگیری به بیمار است. 

سپس اگر طبق تشخیص پزشک خانواده بیمار نیاز داشته باشد که تحت نظر یک متخصص یا فوق تخصص قرار بگیرد باید پس از ثبت وضعیت سلامت بیمار و تشکیل پرونده مشخص کند که بیمار باید تحت چه درمانی قرار بگیرد و به کدام مرکز سطح دو (ارائه دهنده خدمات تخصصی) و یا سطح سه (ارائه دهنده خدمات فوق تخصصی) و کدام پزشک مراجعه کند.

در مرحله‌ی دوم بیمار با در دست داشتن یک کد پیگیری نظام ارجاع و یک نوبت ویزیت پزشک با تاریخ و ساعت مشخص که توسط سامانه‌های نوبت‌دهی مستقر در آن مرکز بهداشتی و درمانی رزرو شده است از مرکز سطح یک به مرکز سطح دو و سه که در برگیرنده ی خدمات تخصصی و فوق تخصصی برای بیمار است مراجعه می‌کند و تحت درمان زیر نظر یک متخصص قرار می‌گیرد.
تمام مراحل درمان بیمار در این مرحله نیز شبیه به مرحله‌ی اول بصورت دقیق و کامل در پرونده سلامت الکترونیک بیمار در سامانه سپاس ثبت و ذخیره می‌شود و مجددا با استفاده از فرآیند بازخوراند در اختیار پزشک خانواده قرار می گیرد تا پزشک با آگاهی از وضعیت بیمار بتواند مراحل بعدی درمان بیمار را پیگیری کند.

قابلیت های “سرویس پذیرش و نوبت دهی الکترونیک سامانه ایزی مد” عبارتند از:

• نوبت دهی بصورت اینترنتی، حضوری و تلفنی

• استعلام هویت و استحقاق سنجی بیمه‌ای

• تعریف شیفت و تقویم حضور پرسنل و و پزشکان جهت نوبت دهی آسانتر

• تنظیم فاصله زمانی ارائه خدمات در کارتابل نوبت دهی

• امکان دریافت اتوماتیک تعرفه های وزارت بهداشت بر اساس استاندارد برای همه بیمه ها

• تعیین خدمات قابل ارائه توسط سرویس دهندگان خدمات جهت کاهش خطای ثبت داده

• ارسال پیامک به صورت گروهی به بیماران جهت اطلاع رسانی (تغییر در برنامه،کنسل شدن نوبت و…)

• ارسال پیامک به پزشکان جهت یادآوری

• قابلیت جا به جا کردن گروهی یا تکی نوبت بیماران

• قابلیت لغو گروهی نوبت و اطلاع رسانی آن توسط پزشک

پذیرش

• پذیرش بیمار به تفکیک ویزیت پزشکان و خدمات پرستاری (تزریقات ، اکو کاردیوگرافی ، … )

• استعلام هویت و استحقاق سنجی بیمه‌ای

• ثبت معاینه پزشک

• ثبت خدمات پرستاری

• ثبت شرح حال بعد از پذیرش توسط پرستار

مدیریت صندوق

• مدیریت صندوق به تفکیک واحدهای مرجع درمانی

• ایجاد صندوق‌های پرداخت به صورت تجمیعی و مستقل و به صورت یکپارچه با پذیرش

• امکان افتتاحیه صندوق در شروع شیفت و اختتامیه آن در پایان شیفت بانضمام تایید آن توسط مدیر صندوق

• امکان بستن صندوق در پایان هر شیفت کاری و تایید و تحویل آن توسط مدیر صندوق (بدهکار شدن صندوقدار در صورت وجود مغایرت)

• گزارش تراکنش های دریافت و پرداخت صندوق

• گزارش و نمودار از عملکرد صندوق

• ارسال مبلغ به دستگاه کارت خوات بانکی

• ارتباط با دستگاه‌های کارت خوان بانکی از سرویس دهنده‌های پرداخت بانکی مختلف

• دریافت وجه بصورت چندگانه از طریق کارت بانکی و نقدی و …

• قابلیت اتصال صندوق به دستگاه‌های کارت خوان بانکی Pc-Pos برای کلیه بانکه